Zasadą jest, że organ administracji jest obowiązany udostępnić informację bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od dnia otrzymania wniosku (art. 14 ust. 1 ustawy ooś¹).

W art. 14 ust. 2 ustawa ooś dopuszcza przedłużenie tego terminu do dwóch miesięcy ze względu na stopień skomplikowania sprawy. W tym przypadku organ obowiązany jest zastosować art. 36 Kpa² tzn. zawiadomić wnioskodawcę, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.

Inaczej jednak niż w przypadku przedłużania terminu do załatwienia sprawy na podstawie art. 36 Kpa (który pozwala na kilkakrotne przedłużanie terminu), termin na udostępnienie informacji o środowisku może być przedłużony w sumie maksymalnie do dwóch miesięcy.

Wynika to z dyrektywy 2003/4/WE³ oraz z Konwencji z Aarhus⁴, których wymagania są wdrożone do polskiego prawa poprzez powołane wyżej przepisy ustawy ooś; tym samym ustawa ooś musi być interpretowana w zgodzie z dyrektywą i Konwencją.

Art. 3 ust. 2 dyrektywy 2003/4/WE oraz art. 4 ust. 2 Konwencji z Aarhus wyraźnie przewidują takie właśnie terminy: tak szybko jak to możliwe (czyli bez zbędnej zwłoki), ale nie później niż w ciągu miesiąca, który to termin może być przedłużony do dwóch miesięcy w przypadku, gdy jest to uzasadnione zakresem i stopniem skomplikowania żądanych informacji.

Zarówno dyrektywa, jak i Konwencja przewidują przy tym, że dwumiesięczny termin jest już terminem maksymalnym (nie dopuszczają dalszego przedłużania terminu).

Zgodnie z pkt 23 - 29 wyroku Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej w sprawie C-186/04 (Housieaux), określony w dyrektywie termin na udostępnienie informacji jest terminem wiążącym (mandatory), a nie tylko sugerowanym (indicatory).

Podane wyżej terminy mają też zastosowanie w przypadku odmowy udostępnienia informacji (art. 14 ust. 4) - co oznacza, że w przypadku, gdy organ administracji uzna, że zachodzi któryś z wyjątków od zasady udostępnienia informacji, powinien wydać decyzję o odmowie udostępnienia informacji w podanych wyżej terminach. (zob. też „Wyjątki od zasady udostępniania informacji o środowisku” oraz „Środki odwoławcze od odmowy udostępnienia informacji o środowisku”).

Dokumenty, o których dane trzeba umieszczać w publicznie dostępnych wykazach należy udostępniać w dniu złożenia wniosku (art. 14 ust. 3 ustawy).

Obowiązek ten jest niezależny od tego czy organ rzeczywiście dopełnił swojego obowiązku i umieścił dane o dokumencie w wykazie.