Art. 21 - 23 ustawy ooś¹ przewidują tworzenie i prowadzenie przez organy administracji „publicznie dostępnych wykazów danych o środowisku”.

Wykaz taki porównać można do katalogu w bibliotece - nie można w nim przeczytać samej treści dokumentów, natomiast powinny się w nich znaleźć dane o tym dokumencie.

Celem publicznie dostępnego wykazu jest bowiem zapewnienie społeczeństwu możliwości szybkiego zidentyfikowania (określenia miejsca i daty wydania, nazwy i przedmiotu dokumentu) oraz zlokalizowania (określenia miejsca, gdzie się znajduje) dokumentu zawierającego informacje o środowisku.

Wykaz nie musi być więc sam z siebie istotnym źródłem informacji o środowisku, ale w pierwszej kolejności ma dostarczać wskazówek, jak odnaleźć te źródła.

Wykazy mają służyć także samym organom administracji publicznej do szybszego odnajdywania informacji, które są w ich posiadaniu.

W publicznie dostępnych wykazach obowiązkowe jest umieszczanie danych o dokumentach wymienionych w art. 21 ust. 2 ustawy ooś (obecnie ustęp ten zawiera 36 punktów przy czym część z nich podzielona jest na dalsze podpunkty).

Jak wskazano wyżej, wykazy tworzone są przez organy administracji. Każdy z organów umieszcza w swoim wykazie informacje o wytwarzanych przez siebie dokumentach (spośród tych, które wymienione są w art. 21 ust. 2 ustawy ooś), np. o wydanych decyzjach.

Wykazy prowadzone są w formie elektronicznej. Link do wykazu musi zostać umieszczony w Biuletynie Informacji Publicznej danego organu (art. 23 ustawy ooś)

Dokumenty, o których dane muszą znajdować się w wykazie (wymienione w ustępie 2 komentowanego artykułu) udostępniane są w specjalnym trybie, tj.:

• w dniu złożenia wniosku (art. 14 ust. 3 ustawy ooś),
• bez opłaty, w tym również za wyszukanie informacji (art. 26 ust. 1 ustawy ooś); jeśli żądanie dotyczy tylko przeglądania dokumentu na miejscu (tzn. w siedzibie organu) nie może być pobrana w ogóle żadna opłata.

Specjalny tryb udostępniania tych dokumentów nie jest zależny od tego, czy organ dopełnił swego obowiązku i rzeczywiście umieścił dane o konkretnym dokumencie w wykazie.