Ustawa ooś przewiduje opłaty nie za samo udostępnianie informacji a za pewne konkretne czynności z tym związane (art. 26 ust. 2 ustawy), a mianowicie za:

• wyszukiwanie informacji,
• przekształcenie informacji w formę wskazaną we wniosku o udostępnienie,
• sporządzanie kopii dokumentów lub danych,
• przesyłanie kopii dokumentów lub danych.

Pod pojęciem „przekształcenia informacji” rozumie się tylko fizyczną zmianę jej postaci (a konkretnie - jak wynika z opisanego niżej rozporządzenia - przekształcenie w formę elektroniczną).

Nie jest natomiast „przekształceniem”, za które pobiera się opłatę np. zestawienie określonych informacji w formie tabelki (tę czynność zakwalifikować można natomiast jako wyszukiwanie i pobrać za nie opłatę w zależności od ilości przejrzanych dokumentów).

Opłaty nie pobiera się natomiast za wyszukiwanie i przeglądanie w siedzibie organu (na miejscu) dokumentów, o których dane powinny znaleźć się w publicznie dostępnym wykazie (art. 26 ust. 1 ustawy ooś) - zob. „Publicznie dostępny wykaz danych o dokumentach zawierających informacje o środowisku”.

Wyszukiwanie i przeglądanie w siedzibie organu dokumentów „z wykazów” jest, zgodnie z prawem, nieodpłatne niezależnie od tego, czy organ dopełnił swego obowiązku i rzeczywiście umieścił dane o konkretnym dokumencie w wykazie.

Obowiązek nieodpłatnego udostępniania dokumentów „z wykazów” dotyczy tylko tego organu, który, zgodnie z art. 22 ustawy ooś, ma obowiązek umieszczać dane o tym dokumencie w wykazie. Ten sam dokument posiadany przez inny organ, niezobowiązany do umieszczenia danych o nim w wykazie (np. przez organ inny niż ten, który wydał daną decyzję) także oczywiście będzie musiał być przez ów „inny organ” udostępniony, jednak za jego wyszukanie będzie pobrana opłata.

W związku z tym, że w praktyce zdarza się, iż organy administracji zadają opłat za wyszukanie także dokumentów, o których dane należy umieścić w wykazie, w załączniku umieszczono wzór pisma - odpowiedzi na takie żądanie organu.

Opłaty nie pobiera się także w przypadku, gdy wniosek o udostępnienie informacji został złożony przez organ administracji.

Przyjąć należy, iż również bezpłatne jest udostępnienie informacji, której udostępnienie nie wymaga pisemnego wniosku (art. 12 ust. 2 ustawy).

Górne jednostkowe stawki opłat określone są w art. 27 ustawy ooś.

Szczegółowe stawki opłat (te które są stosowane przez organy udostępniające informacje) są określone w rozporządzeniu Ministra Środowiska z dnia 12 listopada 2010 r. w sprawie opłat za udostępnianie informacji o środowisku (Dz. U. Nr 215, poz. 1415).

Zgodnie z tym rozporządzeniem:

1)

Opłata za wyszukiwanie informacji wynosi 5 zł, jeżeli wymaga wyszukania do dziesięciu dokumentów (np. dziesięciu decyzji dotyczących środowiska).

Jeżeli informacja wymaga wyszukania więcej niż dziesięciu dokumentów, pobiera się dodatkową opłatę, mnożąc kwotę 5 zł przez liczbę dodatkowych dokumentów i przez współczynnik różnicujący 0,1. Np. w przypadku, gdyby udostępnienie informacji wymaga wyszukania 25 dokumentów, opłata za wyszukanie wyniosłaby:

5 (zł za pierwsze 10 dokumentów) + 5 x 15 (dodatkowych dokumentów) x 0,1 (współczynnik różnicujący) = 12,50 zł

Jak wskazano wyżej, opłaty za wyszukiwanie nie pobiera się w przypadku, gdy dane o określonym dokumencie są (lub powinny być) umieszczone w publicznie dostępnym wykazie danych o środowisku.

2)

Opłata za przekształcanie informacji polegające na skanowaniu dokumentów wynosi 0,10 zł za każdą stronę.

3)

Opłaty za sporządzanie kopii dokumentów lub danych w formacie 210 mm x 297 mm (A4), w formie wydruku lub kserokopii, wynoszą:

• 0,15 zł za stronę kopii czarno-białej;
• 1,5 zł za stronę kopii kolorowej.

Za sporządzanie kopii dokumentów lub danych, w formie wydruku lub kserokopii, w formacie:

• 297 mm x 420 mm (A3) pobiera się opłaty, o których mowa w ust. 2, mnożąc je przez współczynnik różnicujący 2;
• 420 mm x 594 mm (A2) pobiera się opłaty, o których mowa w ust. 2, mnożąc je przez współczynnik różnicujący 4;
• 594 mm x 841 mm (A1) pobiera się opłaty, o których mowa w ust. 2, mnożąc je przez współczynnik różnicujący 8;
• 841 mm x 1189 mm (A0) pobiera się opłaty, o których mowa w ust. 1, mnożąc je przez współczynnik różnicujący 16.

4)

Jeżeli wniosek dotyczy udostępnienia informacji w formie elektronicznej, pobiera się opłatę nie wyższą niż 1,50 zł za każdą płytę CD lub DVD.

Organ, po uzyskaniu zgody wnioskującego, pobiera opłatę równą kosztowi zakupu nośnika, jeżeli wniosek dotyczy udostępnienia informacji na nośnikach innych niż płyta CD lub DVD.

Po udostępnieniu informacji nośnik stanowi własność wnioskującego.

Jak wskazano wyżej, w przypadku udostępnienia informacji w formie elektronicznej w grę wchodzić może dodatkowo opłata za skanowanie (chyba że organ już posiada dany dokument w formie elektronicznej).

5)

Za przesłanie kopii dokumentów lub danych drogą pocztową pobiera się opłatę w wysokości podanej w obowiązującym cenniku usług pocztowych lub kurierskich operatora, ustalonego wspólnie przez właściwy organ administracji i wnioskującego, za przesyłkę danego rodzaju i danej kategorii wagowej.

Zgodnie z § 6 rozporządzenia, wszystkie mające w danym przypadku zastosowanie opłaty za wyszukanie, kopiowanie, przekształcenie i przesłanie informacji uiszcza się łącznie w terminie 14 dni, przez wpłatę do kasy, na rachunek bankowy właściwego organu administracji lub przy odbiorze przesyłki. Dodatkową opłatę przy odbiorze przesyłki ponosi również wnioskujący.

Jak wskazano w uzasadnieniu projektu obecnego rozporządzenia, „sposób uiszczania opłat został zmieniony w ten sposób, aby możliwe było jednorazowe uiszczenie wszystkich opłat za udostępnienie informacji. Obecnie wyszukiwanie i sporządzanie kopii dokumentów jest opłacane osobno od przesyłek pocztowych”.

Czas potrzebny na przygotowanie informacji do udostępnienia nie ma żadnego wpływu na ustalenie wysokości opłat. Żaden z przepisów nie daje bowiem podstawy do uwzględnienia tego czynnika przy wyliczaniu wysokości opłaty.

Wzór pisma - odpowiedzi do organu bezpodstawnie żądającego opłat za wyszukanie dokumentów, o których dane organ ten miał obowiązek umieścić w publicznie dostępnym wykazie.

(Uwaga: jak już wskazano, obowiązek nieodpłatnego udostępniania dokumentów „z wykazów” dotyczy tylko tego organu, który, zgodnie z art. 22 ustawy ooś, ma obowiązek umieszczać dane o tym dokumencie w wykazie - czyli np. organu, który daną decyzję wydał, ale już nie innego organu, który ją u siebie posiada)

W odpowiedzi na wezwanie do uiszczenia opłaty za wyszukanie .... (wpisać nazwę dokumentów, których dotyczył wniosek, np. decyzji zezwalających na usunięcie drzewa) nie ma podstawy prawnej.

Zgodnie bowiem z art. 26 ust. 1 ustawy z dnia 3 października 2008 r. o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r., poz. 1235 ze zm.):

„Wyszukiwanie i przeglądanie w siedzibie organu administracji dokumentów wyszczególnionych w publicznie dostępnym wykazie jest bezpłatne”.

Zgodnie z tym przepisem wyszukiwanie dokumentów, o których dane organ ma obowiązek umieścić w publicznie dostępnym wykazie jest bezpłatne nie tylko wówczas, gdy wnioskodawca zamierza przeglądać dokumenty w siedzibie organu, ale w każdym przypadku.

Art. 26 ust. 1 ustawy przewiduje nieodpłatne dokonanie dwóch odrębnych czynności:

• wyszukania informacji (dokumentu) przez organ zobowiązany do udostępnienia informacji (wyszukanie jest tu czynnością niejako przygotowawczą do udostępnienia informacji - czy to w postaci udostępnienia na miejscu, czy też późniejszego przesłania tej informacji w określonej formie)
• udostępnienie wnioskodawcy danej informacji na miejscu w siedzibie organu.

Informacje o żądanych przez mnie (ew.: przez .... /nazwa organizacji, firmy itp./) dokumentach podlegają obowiązkowemu wpisaniu do publicznie dostępnego wykazu na podstawie art. 21 ust. 2 pkt .... (wybrać odpowiedni punkt i ew. literę).

W związku z powyższym wnoszę o udostępnienie żądanych informacji bez pobierania opłaty za ich wyszukanie.